Sắp xếp việc vận chuyển khách mời trong ngày cưới

0

Hãy suy nghĩ xem: Vào ngày cưới của các bạn, người nhà, các phụ dâu phụ rể và thậm chí là các khách mời, sẽ di chuyển đến nơi tổ chức lễ cưới, rồi sau đó đến nơi đãi tiệc, và sau đó nữa… là về nhà, bằng cách nào? Khâu di chuyển của mọi người là một khâu quan trọng. Sau đây là một số chỉ dẫn giúp bạn vạch ra kế hoạch di chuyển trong ngày cưới cho mọi người.

Up Vietbeauty Van Chuyen Khach Moi Dam CuoiẢnh: Noemi-Italy / Pixabay

Khi nào nên đặt dịch vụ chuyên chở?
Vào trước ngày cưới từ bốn đến sáu tháng, hãy tính đến chuyện này. Đây là lúc hai bạn đã chốt xong ngày cưới, địa điểm cưới và quy mô đám cưới. Nếu hai bạn cưới vào tháng tư, năm hoặc sáu – tức là mùa lễ hội và mùa tốt nghiệp – các phương tiện chuyên chở hạng sang sẽ rất đắt khách, vì vậy bạn sẽ cần đặt dịch vụ từ sớm. Mách nhỏ: Hãy đích thân đến nơi cung cấp dịch vụ cho thuê xe để chốt dịch vụ lần cuối, để bạn có thể xem qua xe cộ của họ và hỏi họ (những) phương tiện nào sẽ được dùng cho đám cưới của bạn.

Nên chở ai?
Trước tiên phải tính đến gia đình trực hệ và những khách VIP. Thông thường, đó sẽ là bạn và người bạn đời, phụ dâu phụ rể, bố mẹ hai bên, anh chị em ruột và ông bà nội ngoại của hai bên. Một số cặp đôi cũng cung cấp dịch vụ chuyên chở cho họ hàng thân thiết, các khách ở xa hoặc cho tất cả khách mời. Việc hai bạn muốn dành dịch vụ này cho ai phụ thuộc vào ngân sách của hai bạn, nhưng các bạn cũng nên căn cứ trên các yếu tố sau:

Khoảng cách: Nếu ceremony và reception chỉ cách nhau một đoạn đường ngắn, bạn không cần lo khâu đi lại trên quãng đường này của khách. Nhưng nếu hai nơi cách nhau hơn 30 phút di chuyển, bạn nên cân nhắc việc cung cấp phương tiện chuyên chở cho tất cả khách mời, để họ không gặp bất tiện với dịch vụ Uber vừa tốn kém vừa mệt mỏi. Bạn cũng nên lưu ý đến những đoạn di chuyển khác, như từ nơi tổ chức cưới đến khách sạn nơi bạn đặt phòng cho khách ở.

Địa điểm: Nếu bạn có nhiều khách từ xa đến (có thể họ không đem theo xe riêng) và/hoặc địa điểm tổ chức cưới khó đến/khó tìm, bạn cũng nên cân nhắc việc đặt dịch vụ chuyên chở cho khách.

Nhu cầu đặc biệt: Bạn cũng nên bố trí người đón, chở những khách gặp khó khăn trong việc di chuyển như khách lớn tuổi, khách khuyết tật,…

Nếu bạn quyết định không cung cấp dịch vụ chuyên chở cho một số khách, bạn có thể đính kèm thông tin về phương tiện vận chuyển công cộng trong wedding website của hai bạn. Các thông tin này thường bao gồm: chỗ đón taxi, số điện thoại của những dịch vụ vận tải địa phương (có uy tín!), và ước lượng giùm họ chi phí của từng phương án. Một cách khác đó là cung cấp cho khách mời discount codes (mã giảm giá) của dịch vụ thuê xe.

Đồng thời, hãy hỏi các khách sạn bạn đặt phòng xem họ có cung cấp dịch vụ airport shuttle service nào không; nếu có, hãy thông báo cho khách mời biết!

Những quãng đường cần tính đến
Có ba đoạn đường chính mà khách cần di chuyển trong ngày cưới: đường tới ceremony, đường từ ceremony đến reception (nếu hai sự kiện không diễn ra cùng nơi) và ra về. Bạn cần tìm hiểu ai sẽ cần hỗ trợ di chuyển ở phần đường nào TRƯỚC khi bạn đặt dịch vụ.

Chương trình di chuyển của các khách VIP:
Đi đến ceremony: Cô dâu chú rể thường di chuyển trên hai xe khác nhau đến phần lễ, được hộ tống bởi phụ dâu hoặc phụ rể. Các bạn cũng có thể chọn di chuyển cùng bố mẹ mình, hoặc thuê một xe lớn để cho nhóm phụ dâu/phụ rể đi chung. Stretch limo thường chở được khoảng 10 người, limos chứa được 6 người, town cars thông thường chứa đượ 4 người, bao gồm tài xế. Full-sized coach bus có thể chứa chừng 50 hành khách. Đừng quên để dành chỗ ngồi cho thơ chụp ảnh, những pô ảnh vui và tự nhiên được chụp trên xe sẽ rất thú vị!

Đi đến reception: Sau ceremony, cô dâu chú rể thường cùng nhau đi chung trên một chiếc xe để đến reception hoặc đi với những khách danh dự. Trong khi đó, bố mẹ cặp đôi mới cưới, nhóm phụ dâu phụ rể và các khách khác sẽ cần được xe khác chở đi. Nếu ngân sách cặp đôi mới cưới cho phép, bố mẹ và khách danh dự của họ có thể đi đến reception trên cùng chiếc xe đã chở họ đến ceremony, trong khi cặp đôi mới cưới lái xe hơi riêng. Các khách còn lại (hoặc những khách được chọn) có thể vào một chiếc guest shuttle (nếu có).

Cách khác: bố mẹ hai bên và khách danh dự có thể ngồi chung xe với bạn bè hoặc họ hàng để đến reception. Hai bạn hãy lập carpooling plans cẩn thận từ trước, và thông báo cho những người liên quan được biết.

Rời đi sau đám cưới: Hai bạn nên chọn loại phương tiện ra về cho khách sao cho phù hợp phong cách của hai bạn và phù hợp ngân sách cưới. Một số phương án bao gồm: xe ngưa kéo, xe hơi cổ điển, một chiếc Rolls-Royce, v.v…

Chương trình di chuyển của khách dự cưới:
Nếu các bạn quyết định cung cấp dịch vụ chuyên chở cho khách dự đám cưới, hãy tìm hiểu xem venue hoặc hotel của các bạn có dịch vụ shuttle services không. Cách khác, các bạn có thể thuê những chiếc xe tải (mỗi xe có sức chứa 8-20 người) hoặc chọn phương tiện khác vui tươi hơn, như streetcar chẳng hạn.

Bạn sẽ rất chu đáo nếu hỗ trợ khách trên đường đến và rời ceremony VÀ reception. Mặc dù bạn không có nghĩa vụ phải bảo đảm khách trở về nhà an toàn sau đám cưới, nhưng nếu khách đã say, theo phép lịch sự bạn nên cung cấp các phương án cho họ. Điều này không nhất thiết là thuê dịch vụ xe cho khách, bạn có thể cung cấp cho họ một số điện thoại của hãng taxi hoặc khuyến khích mọi người dùng ridesharing app.

Mọi người nên tới nơi lúc mấy giờ?
Tiếp theo, hãy xác định thời gian di chuyển trước khi bạn tiến hành gọi điện báo khách mời. Hãy thử đi tiền trạm ba đoạn đường bạn dự tính khách cần đi trong ngày cưới để tính thời gian xe chở và đón khách. Ví dụ, hãy đến sớm 15 phút, sau đó tính ngược lại: giờ tổ chức ceremony, trừ đi 15 phút (hay thâm chí nhiều hơn nếu bạn dự định thực hiện khâu chuẩn bị ngay tại nơi tổ chức ceremony), trừ thời gian lái xe, trừ thêm 10-20 phút phòng hờ kẹt xe, những sự cố bất ngờ và thời gian điều động khách lên nhiều xe khác nhau.

Nếu ceremony và reception diễn ra ở hai nơi khác nhau, đừng quên tính thêm thời gian di chuyển giữa hai nơi. Nếu ceremony kết thúc lúc 4:30 P.M và nơi tổ chức reception cách đó 15 phút đi xe nhưng cocktail hour đến 6 P.M mới bắt đầu, có nguy cơ khách sẽ tới sớm trong lúc nhân viên đang chuẩn bị không gian tiệc. Vì vậy hãy cố gắng xếp lịch cho các khâu một cách hợp lý. Nếu việc đó là không thể, có thể bạn cần nghĩ ra một kế hoạch giúp khách giải trí trong lúc chờ, hoặc “đẩy” giờ cocktail hour lên sớm hơn.

Ai trả tiền cho khâu này?
Nếu bạn để khách tự lo liệu chuyện đi lại của họ, thì họ phải tự chi trả phần này.

Theo truyền thống, gia đình cô dâu sẽ chịu chi phí cho việc đi lại và đậu xe của khách, ngoại trừ chi phí của việc đưa chú rể và phù rể chính đến ceremony (gia đình chú rể sẽ gánh phần chi phí này). Cô dâu cũng sẽ chi trả cho việc di chuyển của nhóm phụ dâu và các thành viên gia đình. Tuy nhiên, ngày nay thì ai chi trả phần nào hoàn toàn phụ thuộc vào sự phân chia và tình hình ngân sách của các bạn.

Chi phí là bao nhiêu?
Theo một khảo sát nhỏ năm 2018, chi phí trung bình dành cho việc di chuyển trong ngày cưới của người Mỹ là $856. Con số này dao động tùy theo thời gian, địa điểm và loại xe bạn chọn. Hầu hết các công ty cho thuê xe tính phí theo giờ và thường quy định thời lượng thuê tối thiểu là ba giờ đồng hồ. Hãy tính toán khoảng thời gian từ lúc đón khách cho đến tàn tiệc để xem có đáng để yêu cầu tài xế ở lại chờ không. Tiền boa 15-20 phần trăm cũng thường được ấn định trong hợp đồng (sales tax cũng có thể được tính). Nếu hợp đồng không nêu tiền boa, $20 boa cho mỗi tài xế là con số thường được chấp nhận.

Một số mẹo giúp bạn tiết kiệm tiền:
So sánh giá: Hãy gọi cho nhiều công ty xe khác nhau và so sánh giá cả cũng như gói dịch vụ của họ.

Hỏi về freebies (quà kèm theo): Các công ty cho thuê xe thường có những phần quà miễn phí hoặc dịch vụ phụ trội khi bạn đặt gói thuê xe ngày cưới.

Hỏi về pickup và drop-off sevice: Công ty cho thuê xe có thể cho phép bạn chọn bạn muốn làm gì trong số giờ thuê xe tối thiểu. Chẳng hạn: Yêu cầu tài xế đợi suốt phần ceremony, sau đó đón khách đến reception. Xe có thể quay lại sau vào buổi tối để đón khách về.

Các giải pháp ít tốn kém hơn: Giải pháp vận chuyển ít tốt kém nhất đó là thuê bạn bè hoặc người thân đón những khách ở xa. Nhưng việc tính toán việc đón, chở và đưa mọi người từ điểm A đến điểm B có thể sẽ rối rắm nếu có nhiều khách cần được đón ở nhiều nơi khác nhau. Nếu bạn không vận động được đủ tình nguyên viên và chọn thuê dịch vụ ngoài, hãy tính xem phương án nào hợp lý hơn. Hãy chọn xe thường thay vì stretch limos. Bên cạnh đó, đừng dùng các tiện ích như on-board bar, TV, và sunroof. Thậm chí màu xe bạn chọn cũng có thể giúp bạn giảm chi phí: xe limos màu đen hoặc màu bạc thường rẻ hơn limos trắng, nhất là vào mùa cao điểm cưới.

Lời nhắn cho khách: Hãy nghĩ đến túi tiền của cặp đôi mới cưới! Nếu bạn không gánh chi phí phần đi lại trong ngày cưới của họ, bạn có thể cố gắng đàm phán để họ được giảm giá dịch vụ di chuyển.

Đậu xe
Thông thường, một số khách sẽ đến dự cưới bằng xe riêng, vì vậy bạn cần chuẩn bị chỗ đậu xe cho họ. Hãy nói chuyện với manager của reception site xem các bạn có những phương án nào, ai lo khâu sắp xếp và trông coi xe. Có khả năng bạn sẽ phải thuê một dịch vụ riêng cho phu hợp nhu cầu của các bạn. Một full-service valet team sẽ lo phần đưa xe của khách ra chỗ đậu và trả lại xe cho khách vào cuối ngày. Hoặc bạn có thể chọn parking attendants: họ sẽ chỉ điều tiết lưu thông, cầm bảng chỉ dẫn và hướng dẫn người lái xe đi đến những không gian trống. Dù bạn chọn cách nào đi nữa, họ thường sẽ tính tiền theo giờ trên đầu người, cộng với 15-20 phần trăm tiền boa (thường được cộng gộp trong total bill). Hãy bố trí 5 valets (hoặc 3-4 parking attendants) cho mỗi 100 khách.

Mách nhỏ: Khách quá đông, thiếu chỗ đậu xe và một địa điểm phức tạp sẽ cần thêm sự hỗ trợ và chi phí phát sinh. Trước khi yêu cầu parking service gửi báo giá, hãy đảm bảo rằng manager của họ đã đi khảo sát địa điểm để xem các bạn sẽ cần bao nhiêu attendants.

Một số việc khác cần chuẩn bị
Hãy lập một call sheet gồm tên của các khách mời, địa chỉ đón và trả khách, thời gian đón và trả khách, rồi gọi cho công ty xe để xác nhận dịch vụ vào ngày trước đám cưới hoặc vào sáng ngày cưới. Các tài xế nên nắm được những thông tin này từ trước, bao gồm hướng di chuyển đến ceremony và reception. Cũng sẽ là ý hay nếu bạn cung cấp cho các khách mời một bản sao đường đi với số điện thoại liên hệ khẩn cấp phòng khi tài xế đi lạc. Chúng tôi xin khuyên bạn nên chỉ định một người (có thể là wedding planner hay một người thân quen,…) giám sát khâu đi lại của khách trong ngày cưới và giải quyết những vấn đề phát sinh.

Trong khâu vận chuyển khách ngày cưới, sau đây là một số lỗi cần tránh:
Nhồi nhét khách: Váy áo rườm rà và tâm trạng phấn khích của mọi người đòi hỏi họ cần nhiều không gian hơn. Đừng cố “nhét” khách vào từng xe cho đúng với sức chứa. Hãy cho khách không gian để thở.

Không cung cấp bản đồ cho các tài xế: Trong ngày cưới của bạn, một thành viên trong nhóm phụ dâu/phụ rể nên giao cho từng tài xế một tờ giấy in đầy đủ đường đi chi tiết, bản đồ và số điện thoại họ có thể liên lạc khi cần.

Hợp đồng bằng miệng hoặc hợp đồng không rõ ràng: Bạn cần lập hợp đồng bằng văn bản viết rõ ràng và đầy đủ mọi điều khoản với công ty cho thuê xe. Các mục này nên bao gồm:
• date, time, and locations of pickup and drop-off points (ngày, giờ và các địa điểm đón và trả khách)
• type and number of vehicles rented (loại và số lượng phương tiện được thuê)
• exact hours each vehicle is hired for (số giờ chính xác mỗi phương tiện được thuê)
• amenities supplied in each vehicle (các tiện ích được cung cấp trên mỗi phương tiện)
• total cost including gas and mileage (tổng chi phí bao gồm xăng và số dặm di chuyển)
• overtime fees and gratuities (phí ngoài giờ và tiền bồi dưỡng)
• deposit amount (tiền cọc)
• cancellation and refund policies (chính sách hủy và hoàn tiền)

Triệu Khánh Ngọc – VietBeauty Magazine