Mẹo tổ chức cưới khi bạn mời lượng khách lớn

0
244

Đám cưới của bạn sẽ có hơn 200 khách? Một số mẹo sau có thể giúp bạn tiếp đãi khách của mình tốt hơn:

Ảnh: Christine Bentley Photography

Cần chắc rằng địa điểm đủ sức chứa tất cả khách
Bạn nên luôn đến xem đia điểm trước khi quyết định đặt chỗ, nhằm bảo đảm rằng không gian tổ chức đủ sức chứa lượng khách của bạn một cách thoải mái.

Và với một lượng khách lớn, địa điểm tổ chức có thể nhanh chóng trở nên nóng bức và ngột ngạt. Vì vậy, bạn cũng nên chú ý đến hệ thống điều hòa không khí và hệ thống sưởi của địa điểm đó.

Cố gắng gặp gỡ và thăm hỏi tất cả mọi người
Những người khách có mặt để gặp và chia vui với bạn trong ngày cưới. Bạn hãy cố gắng dành thời gian cho từng người trong số họ. Một mẹo cho bạn: hãy thu xếp cho việc chụp ảnh diễn ra trước đám cưới để bạn và hôn phu/hôn thê có thời gian giao lưu cùng khách mời trong giờ cocktail. Một bữa tiệc chào mừng thân mật (casual welcome party) và/hoặc tiệc tối tổng dợt (rehearsal dinner) là cách hay để tiếp xúc với các khách ở xa, và bày biện chén dĩa ra ngay khi khách bước vào sảnh tiệc sẽ giúp đẩy nhanh buổi tối. Nếu việc gặp gỡ và thăm hỏi từng người một là không thể với hai bạn, hãy cố gắng ghé đến thăm từng bàn một.

Tạo cho khách lý do để đứng lên
Bạn có thể dành cho khách các hoạt động giải trí như buồng chụp hình (photo booth), bàn thủ công (craft table),… Khi có thể, hãy lồng vào giữa các món ăn những hoạt động như khiêu vũ, trò chơi có thưởng,…

Có thể bỏ qua quà cảm ơn khách
Một số cô dâu rất chú trọng những món quà cảm ơn khách (favor), nhưng những món quà đó không phải lúc nào cũng khiến khách cảm động như cảm xúc chúng gây ra cho cô dâu. Vì thế, thay vì vung tiền ra mua quà cảm ơn khách, bạn có thể đầu tư tiền của mình một cách khôn ngoan hơn để giúp trải nghiệm của khách trong ngày cưới của bạn trở nên đặc sắc hơn – chẳng hạn như: chọn nhà nấu cỗ (caterer) chất lượng hơn, dịch vụ cắm hoa đẹp hơn, người pha chế (bartender) giỏi hơn,…

Dùng quy tắc 5 năm hoặc 5 phút
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc lựa chọn khách mời, hãy thử áp dụng quy tắc 5 năm hay 5 phút.

Nếu trong 5 năm qua bạn không hề nói chuyện với người nào đó, thì không cần mời người đó đến dự cưới. Nếu bạn không thể hình dung bản thân muốn dành ra 5 phút cho người nào đó trong ngày cưới của bạn, bạn có thể loại họ khỏi danh sách khách mời.

Một nhóm khách có thể chiếm số lượng đáng kể trong danh sách khách mời là những người làm chung (coworkers) với bạn. Để tránh khó xử, bạn có thể chọn cách không mời bất cứ ai trong số họ, hoặc chỉ mời số lượng ít nhất những ai mà bạn thật sự xem là bạn thân thiết.

Chú ý thời gian đi lại
Với một lượng khách lớn, nếu bạn tổ chức lễ cưới và tiệc cưới ở hai nơi khác nhau, bạn nên nghĩ đến những khách ở xa. Rất có thể nhiều người khách sẽ không rành đường sá ở nơi bạn tổ chức đám cưới. Họ sẽ phải sử dụng phương tiện giao thông công cộng, thuê xe, v.v…; chưa kể tới việc họ còn phải ứng phó với kẹt xe, lạc đường, tìm chỗ đậu xe, v.v… Nếu bạn không đủ khả năng lo việc di chuyển cho khách, bạn nên cung cấp cho họ bản đồ chi tiết và chính xác của các địa điểm bạn chọn trên website đám cưới của bạn. Hãy nghĩ tới độ dài đoạn đường khách của bạn phải di chuyển để đến được nơi cần đến.

Quầy ăn/uống tự phục vụ có thể trở nên lộn xộn
Quầy ăn/uống tự phục vụ (make-your-own bar) là xu hướng được nhiều người yêu thích. Nhưng nếu đám cưới của bạn có tới hàng trăm khách, quầy bar tự phục vụ có thể trở nên bầy hầy chỉ sau vài phút, nhất là khi trong đám cưới có nhiều trẻ nhỏ.

Giải pháp thay thế: Bạn có thể chuẩn bị những khẩu phần thức ăn/uống làm sẵn, dành cho một người, được số đông ưa chuộng, để khách có thể đến và nhanh chóng đem đi. Đó vẫn là một trải nghiệm vui và bớt lộn xộn.

Triệu Khánh Ngọc – VietBeauty Magazine