6 lưu ý nhỏ khi gửi email

0
789

Email là phương tiện rất phổ biến trong quá trình trao đổi thông tin ngày nay. Tuy nhiên, có thể bạn chưa biết, một vài sơ suất nhỏ khi viết và gửi email có thể khiến bạn ít nhiều làm phật lòng người nhận. Sau đây là 6 lưu ý nhỏ bạn nên lưu tâm để hạn chế điều đó:

up-gui-mail

Ảnh: Prawny

Đừng xin lỗi vì làm phiền người khác
Khi bạn mở đầu một email bằng câu “xin lỗi vì đã làm phiền”, rất có thể người nhận sẽ thấy phiền thật sự khi đọc nó. Câu đó làm mất của họ vài giây để đọc – vài giây quý báu mà họ có thể dùng để tìm hiểu nội dụng chính của email. Hơn thế nữa, nếu email của bạn là vì công việc, bạn không nên xin lỗi khi yêu cầu ai đó làm phần việc của họ. Hãy lịch sự, nhưng đừng khúm núm!

Nghĩ đến những người dùng màn hình nhỏ
Đôi khi người nhận email sẽ kiểm tra thư bằng điện thoại hoặc máy tính bảng thay vì dùng máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay. Khi đó họ sẽ gặp khó khăn nếu email có chứa những đoạn dài (do màn hình điện thoại hoặc máy tính bảng thường nhỏ). Nếu bạn phải gửi một mẩu tin dài, bạn nên có một đoạn tóm tắt ngắn ở đầu thư để người nhận hiểu đại khái ý chính và họ có thể đọc phần tin còn lại vào lúc khác.

Bạn cũng nên thận trọng khi chọn phông chữ (font). Một số phong chữ nghệ thuật nhìn rất đẹp trên màn hình máy tính, nhưng lại khá “nhức mắt” khi hiển thị trên điện thoại.

Hãy suy nghĩ trước khi CC
CC là ứng dụng cho phép bạn gửi email một lúc cho nhiều người. Tuy nhiên, bạn chỉ nên sử dụng nó khi nội dung thư có liên quan đến tất cả những người bạn cần gửi nhằm giúp họ được cập nhật những thông tin mà họ cần. Nếu bạn lạm dụng CC, nhiều người nhận có thể sẽ bực mình vì phải liên tục nghe những tiếng động phát ra từ hộp thư. Ngoài ra, một blogger cho biết rằng anh/cô ấy nhận thấy phần lớn email mà anh/cô ấy được CC đều chẳng giúp ích gì cho anh/cô ấy.

Hãy dùng BCC khi gửi thư cho số lượng lớn
Bạn muốn dùng email để mời tất cả mọi người đến bữa tiệc của mình? Hay bạn muốn khoe ảnh chụp chuyến du lịch của bạn với một danh sách dài những người nhận? Dù là bạn gửi mail đến một số lượng lớn vì lý do gì đi nữa, đừng cho những hàng dài các địa chỉ email vào đầu thư. Hãy BCC cho mọi người trong danh sách bạn muốn gửi. Việc này cũng thể hiện sự tôn trọng riêng tư của người nhận, nhất là khi những người nhận thư của bạn không quen biết nhau.

Đừng quá “màu mè”
Những phông chữ và biểu tượng đồ họa vui nhộn không phải lúc nào trông cũng bắt mắt trên tất cả các trình duyệt (browser) và thiết bị. Chúng có thể khiến người đọc gặp khó khăn khi đọc email. Nếu bạn thực sự thích dùng chúng, chỉ nên dùng một vài chi tiết nhỏ đáng yêu để nhấn nhá nhưng đừng quá lạm dụng.

Đồng thời, nếu bạn muốn gửi kèm hình ảnh, hãy dùng chế độ đính kèm (attachment) chứ đừng gắn hình vào ngay giữa thư, nếu không người nhận sẽ mất nhiều thời gian tải thư về.

Chú ý đến ngữ pháp
Email mặc dù không trang trọng như thư tay, nhưng bạn vẫn nên chú trọng ngữ pháp. Hãy viết hoa những từ cần viết hoa, chấm phẩy rõ ràng, câu văn dễ hiểu,… Nên đọc lại thư trước khi gửi đi. Những quy tắc này áp dụng cho cả thư công việc lẫn thư cá nhân.

Bạn hãy áp dụng những mẹo nhỏ trên đây để trở thành người sử dụng email văn minh và đáng mến nhé!

Triệu Khánh Ngọc – VietBeauty Magazine